Welche Daten in der Kita anfallen
Eine Kita kennt die Namen, Geburtsdaten und Anschriften der Kinder, Kontaktdaten der Eltern, Abholberechtigte, Informationen zu Gesundheit, Allergien und Entwicklung sowie Fotos. Kitas verarbeiten außerdem Sozialdaten: Nach den Hinweisen des Landesbeauftragten für den Datenschutz Rheinland-Pfalz richtet sich der Schutz zusätzlich nach dem Sozialgesetzbuch VIII. Die Verantwortung liegt bei der Leitung und den Fachkräften beziehungsweise beim Träger.
Rechtsgrundlagen und Einwilligung
Für die Aufnahme, Betreuung und Abrechnung genügen die gesetzlichen Grundlagen und der Betreuungsvertrag. Eine Einwilligung ist nach den Aufsichtsbehörden für nützliche, aber nicht erforderliche Verarbeitungen nötig, etwa Fotos. Sie muss freiwillig sein (ohne Nachteile bei Verweigerung), nachweisbar (Art. 7) und widerrufbar. Die Erklärung nennt die verantwortliche Stelle, die Daten, den Zweck, die Empfänger, die Freiwilligkeit und das Widerrufsrecht. Schriftlich wird sie empfohlen.
Fotos und Dokumentation
- Fotos auf der Homepage oder in der Presse: nur mit Einwilligung der Eltern, auch bei Gruppenbildern. Nach dem Landesbeauftragten für den Datenschutz Rheinland-Pfalz braucht es bei gemeinsam Sorgeberechtigten das Einverständnis beider Elternteile, nur bei Alleinsorge genügt eines. Ausnahme sind Veranstaltungsfotos, bei denen das Ereignis im Vordergrund steht.
- Interne Aushänge: Fotos am Garderobenhaken oder Geburtstagslisten sind intern zulässig. Widerspricht jemand, entfernen Sie nur dieses Foto. Abhol-, Telefon- und Allergielisten gehören an nicht öffentlich zugängliche Orte.
- Entwicklungsdokumentation (Portfolio): Eltern beim Aufnahmegespräch darüber informieren, auch über Fotos darin, und über ihr Einsichtsrecht. Entwürfe und persönliche Notizen getrennt aufbewahren. Beim Verlassen der Kita erhalten die Eltern die Dokumentation.
- Fotos durch Eltern: Die Kita ist für Fotos, die Eltern bei Veranstaltungen machen und veröffentlichen, nicht verantwortlich. Sie kann per Hausrecht ein Foto- und Videoverbot erlassen.
Weitergabe von Daten
Daten an die Grundschule gehen nur mit Einwilligung (nach den Aufsichtsbehörden gibt es dafür keine Rechtsgrundlage). Gleiches gilt für Weitergaben an einen Förderverein, eine Namensliste an andere Eltern und andere Stellen wie einen Logopäden. An das Gesundheitsamt melden Sie meldepflichtige Krankheiten, weil Gesetze das verlangen. Regeln zur Weitergabe von Kontaktdaten an andere Eltern können Sie mit einer Einwilligung im Aufnahmevertrag treffen.
Kommunikation: E-Mail und Messenger
Personenbezogene Daten einzelner Kinder gehören nicht in unverschlüsselte E-Mails. Messenger sind nur zulässig, wenn sie datenschutzkonform sind und Ende-zu-Ende-Verschlüsselung bieten. Weit verbreitete Dienste wie WhatsApp sehen die Behörden kritisch. Regeln Sie die Kommunikationswege im Team schriftlich. Weitere Maßnahmen: technische und organisatorische Maßnahmen.
Videoüberwachung und Löschung
Videoüberwachung in Kitas ist nach den Hinweisen der Aufsichtsbehörden grundsätzlich nur außerhalb der Öffnungszeiten denkbar, mehr dazu im Beitrag Videoüberwachung am Arbeitsplatz. Daten löschen Sie, sobald sie nicht mehr erforderlich sind, „so kurz wie möglich, so lang wie nötig“. Zeichnungen und Bastelarbeiten können Sie den Eltern anbieten. Fristen legen Sie mit dem Träger fest, siehe Löschkonzept.
Datenschutzbeauftragter und Träger
Ob eine Kita einen Datenschutzbeauftragten braucht, richtet sich nach den allgemeinen Regeln, vor allem nach der 20-Personen-Regel des § 38 Abs. 1 BDSG, siehe Datenschutzbeauftragter: ab wann Pflicht? Prüfen Sie bei kirchlicher oder öffentlicher Trägerschaft mit dem Träger, welche Datenschutzvorschriften und welche Aufsicht für Sie gelten. Dort kann Sonderrecht gelten.
Datenpanne in der Kita
Ein falsch adressierter Elternbrief oder eine Gruppenmail mit offenem Verteiler sind Datenpannen. Meldung möglichst binnen 72 Stunden, es sei denn, es besteht voraussichtlich kein Risiko, siehe Datenpanne melden.
Unterstützung für Kitas
Unsere Datenschutzschulung bringt Ihr Team auf einen Stand, damit Fotos, Nachrichten und Listen im Alltag richtig gehandhabt werden. Ein externer Datenschutzbeauftragter betreut Träger und Einrichtungen laufend.
