Welche Daten in der Immobilienbranche anfallen
Von Mietinteressenten erhalten Sie Namen, Kontaktdaten, Angaben zu Beruf und Einkommen und gegebenenfalls Nachweise. Mieter bringen Vertragsdaten, Zahlungsdaten, Zählerstände und Kommunikation mit. Eigentümergemeinschaften verarbeiten Eigentümerlisten, Protokolle, Beschlüsse, Wirtschaftspläne und Abrechnungen. Das sind personenbezogene Daten, und die Datenschutz-Grundverordnung gilt für Privatvermieter ebenso wie für Verwaltungen und Makler, die beruflich handeln.
Mietinteressenten: Welche Fragen sind erlaubt?
Die Datenschutzkonferenz hat in ihrer Orientierungshilfe zur Einholung von Selbstauskünften bei Mietinteressenten (Version 2.0, Stand Januar 2026) beschrieben, was Vermieter wann erfragen dürfen. Sie unterscheidet drei Zeitpunkte:
| Zeitpunkt | Zulässig | Nicht zulässig |
|---|---|---|
| Besichtigung | Name, Vorname, Anschrift. Ausweis zeigen lassen, die Prüfung dokumentieren. Bei gefördertem Wohnraum Angaben zum Wohnberechtigungsschein. | Wirtschaftliche Verhältnisse, Ausweiskopie |
| Nach dem Mietwunsch | Zahl und Art (Kinder, Erwachsene) der einziehenden Personen, Beruf und Arbeitgeber, Höhe des Nettoeinkommens (eine Betragsgrenze mit Hinweis auf Überschreitung genügt), ein eröffnetes Verbraucherinsolvenzverfahren, in begrenztem Umfang Räumungstitel wegen Mietrückständen | Familienstand, Religion, Herkunft, Staatsangehörigkeit, Vorstrafen, Heirats- oder Kinderwunsch, Parteimitgliedschaft, Mitgliedschaft im Mieterverein |
| Entscheidung für eine Person | Einkommensnachweis (Gehaltsabrechnung, Kontoauszug oder Steuerbescheid, nicht erforderliche Angaben geschwärzt) | Kontaktdaten früherer Vermieter, Mietschuldenfreiheitsbescheinigung, Datenkopie der Auskunftei nach Art. 15 |
Als Rechtsgrundlage nennt die Orientierungshilfe bei der Besichtigung regelmäßig berechtigte Interessen (Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f) und, sobald die Person erklärt, die Wohnung mieten zu wollen, die vorvertragliche Maßnahme (Buchstabe b). Eine Einwilligung ist nicht das richtige Mittel: Wird der Vertragsabschluss von bestimmten Angaben abhängig gemacht, entsteht eine Zwangslage und keine freiwillige Entscheidung (Art. 7 Abs. 4). Bonität darf der Interessent selbst durch eine auf den Mietfall zugeschnittene Auskunft nachweisen.
Löschung bei Absage
Daten von Interessenten, die keinen Vertrag erhalten, löschen Sie, wenn sie für den Zweck nicht mehr nötig sind (Art. 17 Abs. 1 Buchstabe a). Wegen möglicher Ansprüche nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz nennt die Orientierungshilfe regelmäßig höchstens sechs Monate, sofern keine Rechtsverfolgung in Betracht kommt. Eine „schwarze Liste“ auffälliger Interessenten ist grundsätzlich unzulässig. Legen Sie die Fristen im Löschkonzept fest.
Hausverwaltung: Wer ist verantwortlich?
Nach dem Landesbeauftragten für den Datenschutz Rheinland-Pfalz verarbeitet der Verwalter im Rahmen des Verwaltervertrags mit der Wohnungseigentümergemeinschaft personenbezogene Daten in eigener Verantwortung. Es liegt keine Auftragsverarbeitung vor, ein Vertrag nach Art. 28 ist daher mit der Gemeinschaft nicht nötig. Als Verantwortlicher muss der Verwalter selbst nach Art. 13 und 14 informieren, Auskunft geben (Auskunftsrecht) und ein eigenes Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten führen. Setzt die Verwaltung Dienstleister ein, zum Beispiel für Abrechnung, Hosting oder Archivierung, schließt sie mit diesen einen Auftragsverarbeitungsvertrag. Für Verwaltungen einzelner Vermieter ist die Verantwortlichkeit im Einzelfall zu klären.
Eigentümerdaten innerhalb der Gemeinschaft
- Eigentümer dürfen nach den Angaben der Aufsichtsbehörde Protokolle, Beschlusssammlung, Wirtschaftspläne und Abrechnungen einsehen. Prüfen Sie dennoch die Datenminimierung und schwärzen Sie nicht erforderliche Angaben.
- Miteigentümer haben Anspruch auf Name und Anschrift der Eigentümer, nicht auf E-Mail-Adresse und Telefonnummer. Diese geben Eigentümer freiwillig und mit widerruflicher Einwilligung.
- Schreiben und Themenvorschläge von Eigentümern leiten Sie nicht mit Kontaktdaten ungeschwärzt an andere weiter.
- Hausgeldrückstände: Die Namensnennung kann vor der Versammlung erforderlich sein, prüfen Sie aber, ob zunächst der Gesamtbetrag genügt.
Kameras und Klingelanlagen
Nach den Hinweisen des Landesbeauftragten für Datenschutz Nordrhein-Westfalen ist die dauerhafte Überwachung von Bereichen, die Mieter regelmäßig durchqueren müssen, grundsätzlich unzulässig, darunter Treppenhäuser, Eingangsbereiche und Mülltonnenbereiche in Mehrfamilienhäusern. Digitale Klingelkameras sind insbesondere zulässig, wenn das Bild erst nach dem Klingeln übertragen wird, nichts gespeichert wird, nur der unmittelbare Bereich vor der Tür erfasst wird und die Übertragung nach kurzer Zeit automatisch endet. Tonaufnahmen sind in der Regel unzulässig. Mehr zu Kameras: Videoüberwachung am Arbeitsplatz (Hinweisschild, Speicherdauer).
Makler und weitere Dienstleister
Makler und Verwalter, die Interessentendaten sammeln, löschen sie nach dem Ende der Vermittlung nach denselben Regeln. Setzen Sie Immobilienportale, Kundenverwaltung oder externe Terminvergabe ein, brauchen Sie dafür in der Regel einen Auftragsverarbeitungsvertrag und eine Information der Interessenten nach Art. 13. Achten Sie auf technische und organisatorische Maßnahmen: verschlüsselter Versand von Einkommensnachweisen, getrennte Ablage, Zugriffsrechte.
Datenschutz für Ihre Immobilienverwaltung
Ein externer Datenschutzbeauftragter prüft Selbstauskunft, Verträge und Verzeichnis, bevor es zu Beschwerden kommt. Unsere Datenschutzschulung sensibilisiert Ihr Team im Umgang mit Mieter- und Eigentümerdaten.
